Guía express de Microsoft 365 para Pymes: el plan ideal según tu empresa

Elegir Microsoft 365 no debería tomar más que un café. Aquí te explico qué plan te conviene según tu tamaño, tipo de trabajo y nivel de seguridad que necesitas. Sin rodeos.

¿Para quién es esta guía?

• Empresas de 1–300 usuarios que necesitan productividad, correo corporativo y seguridad moderna.

• Gerentes y equipos que quieren dejar de pelear con “versión_final_3.xlsx” y empezar a colaborar en OneDrive (1 TB por usuario) y Teams.

Los 3 planes que sí importan en Pyme

• Apps para Negocios: Office instalable + OneDrive. Sin correo ni Teams.

• Empresa Estándar: Office + correo corporativo + Teams + OneDrive.

• Empresa Premium: Todo lo de Estándar + seguridad avanzada (Intune, Defender, Entra ID P1).

Puntos clave:

• Límite de usuarios: hasta 300 en Apps, Estándar y Premium.

• OneDrive: 1 TB por usuario en los tres.

• Correo (Exchange): 50 GB por usuario en Estándar y Premium. (Apps no incluye correo).

• Reuniones en Teams: hasta 300 asistentes en Estándar y Premium.

• Seguridad y administración: Premium trae Intune (gestión de dispositivos), Defender for Business (endpoint), Defender for Office 365 P1 (antiphishing/archivos) y Entra ID P1 (acceso condicional/MFA avanzado).

Tabla comparativa rápida

*Apps trae Office y OneDrive; las apps colaborativas adicionales se incluyen desde Estándar.

Señales claras para elegir

• Vas por Apps para Negocios si: solo necesitas Word/Excel/PowerPoint/Outlook instalables y no quieres correo corporativo ni Teams.

• Vas por Empresa Estándar si: quieres correo con tu dominio, Teams y colaboración completa sin meterte todavía en gestión de dispositivos.

• Vas por Empresa Premium si: tu equipo maneja información sensible, trabaja remoto/híbrido o usas portátiles de empleados (BYOD) y necesitas políticas, cifrado, acceso condicional, antivirus/EDR y menor superficie de ataque.

3 escenarios reales

Caso A – 5 usuarios (contabilidad + comercial):

• Recomendado: Empresa Estándar.

• Por qué: correo con dominio, Teams, calendario compartido, 1 TB c/u.

• Extra útil: formularios con Forms, citas con Bookings, tareas en Planner.

Caso B – 25 usuarios (servicios profesionales con trabajo híbrido):

• Recomendado: Empresa Premium.

• Por qué: gestionas portátiles y móviles con Intune, protección Defender y acceso condicional (Entra ID P1) para reducir riesgo por phishing/robo de dispositivos.

Caso C – 120 usuarios (operación en campo + datos sensibles):

• Recomendado: Empresa Premium para todos, o mixto: Premium para personal con datos críticos y Estándar para el resto (según apetito de riesgo).

• Consejo honesto: en seguridad, mezclar licencias puede complicar la administración; tiende a estandarizar.

Seguridad básica

1) MFA para todos (obligatorio).

2) Políticas en móviles y PCs con Intune (si eres Premium).

3) Defender for Office 365: vínculos/archivos seguros (Premium).

4) Acceso condicional (Entra ID P1): bloquea inicios desde países no usados, exige dispositivos conformes.

5) OneDrive como carpeta de documentos por defecto (evita “archivos sueltos” en el escritorio).

Checklist de implementación

• Comprar licencias y asignar usuarios.

• Verificar dominio y crear buzones y alias (Standard/Premium).

• Configurar MFA obligatoria (todos).

• Migrar correo (si aplica) y sincronizar archivos a OneDrive.

• (Premium) Registrar dispositivos en Intune, aplicar políticas (cifrado, PIN, bloqueo remoto).

• Activar Defender for Office 365 (antiphishing/adjuntos).

• Capacitación corta: Teams, compartir en OneDrive, buenas prácticas de correo.

Tip rápido: si hoy trabajas a punta de adjuntos y “versionitis”, mueve tus carpetas a OneDrive y comparte enlace (no archivo). Tu bandeja te lo agradecerá.

Preguntas frecuentes

• ¿Cuántos dispositivos por usuario? Hasta 5 PCs/Macs + 5 tablets + 5 móviles.

• ¿Puedo hacer webinars? Sí, hasta 300 asistentes en Estándar y Premium.

• ¿Capacidad del buzón? 50 GB por usuario (Standard/Premium).

Actívalo con respaldo local

¿Listo para dejar de improvisar? Te activamos el plan, migramos el correo y dejamos políticas de seguridad básicas en una sesión.

• Apps para Negocios— cuando solo necesitas Office y OneDrive.

• Empresa Estándar — productividad completa con correo y Teams.

• Empresa Premium — productividad + seguridad seria.

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