💾 Guía 3-2-1 de copias de seguridad para MiPymes con OneDrive + SSD externo

Perder archivos por un virus, un robo o un error humano no es “si pasa”, sino “cuándo”. La regla 3-2-1 de respaldo es el estándar más simple y efectivo para que tu negocio no se quede parado.

👌 ¿Qué es la regla 3-2-1?

• 3 copias de tus datos (1 de trabajo + 2 de respaldo)
• 2 medios distintos (nube y dispositivo físico)
• 1 copia fuera de línea (desconectada la mayor parte del tiempo)

En Netsyscol la implementamos así:

• Copia 1 – Trabajo diario: tus carpetas de Escritorio/Documentos sincronizadas con OneDrive (Microsoft 365).
• Copia 2 – Nube: OneDrive conserva versiones y recuperación ante incidentes.
• Copia 3 – Física y fuera de línea: SSD externo (p. ej., Kingston XS1000 1–2 TB) que conectas solo para hacer el respaldo y vuelves a guardar.

🛠️ Paso a paso (Windows 10/11)

1) Ordena y sincroniza con OneDrive

1. Inicia sesión con tu cuenta de Microsoft 365.
2. Abre OneDrive > Configuración > Sincronización y copia de seguridad > Administrar copia de seguridad.
3. Activa Escritorio, Documentos e Imágenes.
4. Mueve ahí tus carpetas de trabajo (Facturas, Proyectos, Contabilidad, etc.).
   Listo: cada cambio queda en la nube automáticamente y con historial de versiones.

2) Crea la biblioteca compartida del equipo (opcional)

• En SharePoint/Teams, crea un sitio para tu empresa o área.
• Agrega las carpetas comunes (Ventas, Soporte, Inventario) y asigna permisos por rol.
• Sincroniza esa biblioteca en cada PC (botón “Sincronizar”) para trabajo local + nube.

3) Haz la copia 100% tuya en un SSD externo

Frecuencia recomendada: 1 vez a la semana (o diario si manejas datos críticos).

1. Conecta el SSD externo.
2. Crea en él una carpeta /BACKUP_EMPRESA.
3. Usa una de estas opciones:
   • Historial de archivos (Inicio > Configuración > Copia de seguridad > Agregar una unidad > elige el SSD > Más opciones > selecciona carpetas a incluir y frecuencia “cada hora” o “diaria”).
   • Sincronizador simple (si ya usas uno confiable): crea una tarea de “Espejo” de tus carpetas de OneDrive/SharePoint al SSD.
4. Cuando termine, desconecta el SSD y guárdalo en un lugar seguro (copia fuera de línea).

Consejo Netsyscol: usa dos SSD que alternes cada semana (A/B). Así siempre tendrás un respaldo reciente desconectado por si un ransomware bloquea tu PC.

🔒 Buenas prácticas que ahorran dolores de cabeza

• Verificación en dos pasos en Microsoft 365 para todos los usuarios.
• Carpetas críticas separadas (Contabilidad, Nómina, Legales) para respaldarlas siempre.
• Nombres con fecha en cada ejecución manual: BACKUP_SSD_2025-08-23.
• Prueba de restauración mensual: recupera 3 archivos al azar y verifica.
• Evita trabajar “fuera” de OneDrive: todo dentro de las carpetas protegidas.

🧮 ¿Cuánto espacio necesito?

• Oficina pequeña (3–5 usuarios): 1 TB por usuario suele ser suficiente en OneDrive; SSD externo 1–2 TB por sede.
• Equipo con multimedia/diseño: considera 2 TB o más en SSD externo y ordena carpetas por proyectos.

🧯 ¿Qué hago si algo sale mal?

1. Archivo sobrescrito/eliminado: OneDrive > Historial de versiones > restaurar.
2. Carpeta completa dañada: usa Restaurar OneDrive (elige fecha previa al incidente).
3. Desastre total (ransomware/robo/incendio): restaura desde el SSD externo más reciente.

✅ Checklist express de la 3-2-1 en tu empresa

• Escritorio/Documentos/Imágenes sincronizados con OneDrive
• Bibliotecas compartidas en SharePoint/Teams
• SSD externo configurado y desconectado tras cada copia
• Tarea recurrente en calendario: “Respaldar SSD” (lun. 8:30 a. m.)
• Prueba de recuperación mensual documentada
• Doble factor activado para todas las cuentas

🪪 Roles y responsabilidades (para 5–20 usuarios)

• Administrador M365: crea usuarios, permisos y políticas.
• Dueño de datos por área: valida qué carpetas van sí o sí al respaldo.
• Responsable de backup: conecta el SSD, ejecuta/verifica y registra.
• Auditor interno: prueba restauraciones (5 min al mes).

🎯 Conclusión

La estrategia 3-2-1 con OneDrive+ SSD externo equilibra simplicidad, costo y seguridad. Es rápida de implementar, escalable y te deja dormir tranquilo.

🤝 ¿Lo implementamos por ti?

En Netsyscol configuramos tu Microsoft 365, organizamos tus carpetas y dejamos listo tu esquema 3-2-1 con SSDsconfiables (p. ej., Kingston).
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También ofrecemos manual de usuario y prueba de restauración guiada.